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- Papiers administratifs : lesquels garder et combien de temps ?
Page mise à jour le 04/09/2017
Quels délais de conservation pour vos papiers ?
Quels papiers conserver ? Combien de temps ? Vous vous noyez sous les vieilles factures, certificats et contrats divers, avis d’imposition, bulletins de salaire, relevés bancaires, procès-verbaux, quittances… Il est temps de passer au tri sélectif, voire au stockage dématérialisé de certains documents.
Renseignez-vous sur les délais de conservation recommandés de vos papiers et documents administratifs pour éviter tout litige avec les pouvoirs publics ou un tiers privé.
© Shutterstock
Quels documents administratifs doivent être conservés ?
De nombreux documents vous sont remis par :
- l’administration - mairies, préfectures, tribunaux, services sociaux, fisc, académies et universités, etc…,
- les banques, compagnies d’assurances, employeurs, bailleurs, professionnels de santé et du droit, commerçants et prestataires de services…
Quelle que soit la nature de ces documents, il est prudent de respecter une durée minimale de conservation, variable selon les cas. Certains documents portent mention de cette durée conseillée.
Son respect s’applique aussi aux papiers d’une personne décédée dont vous êtes l’ayant-droit. Il vous permettra :
- de faire valoir vos droits à un remboursement, un à-valoir, etc.,
- de produire des justificatifs en cas de litige avec un tiers ou de réclamation à votre égard, par exemple pour un trop-plein perçu, une amende à régler…
Au moment du tri, il peut être judicieux de conserver certains papiers au-delà de la durée recommandée, notamment pour constituer des preuves devant la justice.
Combien de temps garder vos papiers ?
Voici quelques exemples des durées de conservation conseillées par les pouvoirs publics pour les divers documents qui vous sont remis :
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Conservation des documents et papiers |
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Durée illimitée |
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Acte d’état civil Jugement de divorce et d’adoption Contrat de mariage Livret de famille Diplôme Titre de propriété immobilière |
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Durée variable |
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Pendant la durée de conservation du véhicule Facture d’achat ou de réparation Certificat de cession Jusqu’à liquidation des droits à la retraite Contrat et certificat de travail, bulletin de salaire |
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10 ans |
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Assurance-vie Assurance dommages corporels Facture de gros travaux dans le logement Procès-verbaux des assemblées générales de copropriété, preuve du paiement des charges, correspondance avec le syndic |
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5 ans |
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Relevé de compte bancaire, talon de chéquier Factures d’électricité, de gaz et d’eau Avis de versement d'allocations familiales |
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3 ans |
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Contrat de location, état des lieux, quittance de loyer Déclaration de revenus et avis d’imposition Notes de frais professionnels Procès-verbal - PV - pour amende forfaitaire |
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2 ans |
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Contrat d’assurance, ainsi que quittance, avis d’échéance et courrier de résiliation d’un contrat Contrat et justificatif de prêt bancaire Preuve de restitution de matériel de télécommunication (« box ») Facture de petits travaux dans le logement Attestation d’entretien annuel d’une chaudière |
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1 an |
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Facture de télécommunication (téléphone fixe, mobile et internet) Certificat de ramonage Courrier de révision du loyer |
Retrouvez un tableau complet des durées de conservation recommandées de vos divers documents sur le site du service public.
Conservation papier ou numérique ?
- Un document original papier a une valeur juridique, surtout s’il porte des mentions manuscrites, signatures et cachets.
Dans le cadre de vos démarches, vous pouvez produire des photocopies ou scanner vous-même ces documents pour les fournir en version numérique. Ces copies n’ont cependant pas la valeur des originaux, qu’on peut vous demander de présenter. - De plus en plus d’administrations, comme d’organismes privés, vous proposent de recevoir vos documents au format numérique, via votre espace personnel sur leur site ou en passant par une plateforme de téléchargement sécurisée. Ces documents ont alors la valeur juridique d’un original papier.
Archivage dématérialisé : zéro encombrement
Il existe plusieurs systèmes pour stocker vos documents en ligne.
L’étendue des services intégrés et le niveau de sécurité et de confidentialité des données varient selon qu’ils sont d’accès gratuit ou sur abonnement :
- simples messageries web à utiliser faute de mieux, car elles ne sont pas prévues à cet effet,
- solutions de cloud computing grand public types Google Drive, iCloud, OneDrive, Dropbox, etc.
- coffres-forts numériques ultra-sécurisés destinés aux particuliers.
L’Espace Client MMA pour vos contrats d’assurance
Savez-vous que l’Espace Client MMA vous permet de gérer vos contrats d’assurance auto et Habitation MMA ? Vous pouvez également y télécharger vos attestations (Attestation scolaire, Responsabilité Civile Vie Privée). En cas de sinistre, votre Espace Client vous permet de le déclarer et de suivre l’évolution de sa prise en charge.
Si vous détenez un contrat de complémentaire santé MMA, vous accédez via votre Espace Client à vos remboursements et à de nombreux services.
