Quel délai de conservation pour vos papiers administratifs, bancaires et personnels ?

Entre les factures, les contrats de travail, les bulletins de salaire et les déclarations fiscales, difficile de savoir quand conserver ou jeter ses documents. Pourtant, respecter les durées de conservation légales et pratiques permet de protéger ses droits et de prévenir les risques juridiques en cas de litiges. Voici les bons réflexes à adopter pour la conservation de vos documents.

Pourquoi faut-il garder ses documents administratifs ?

La conservation des documents administratifs ne se limite pas à un simple rangement.

C’est avant tout un gage de protection de vos droits et une manière d’anticiper d’éventuels litiges. Tant que la prescription n’a pas expiré, l’administration ou un tiers (banque, assureur, bailleur, etc…) peut vous demander de justifier une opération, une situation ou un achat. Au-delà du délai minimal, certains papiers peuvent constituer une preuve essentielle en cas de contentieux, il est donc souvent prudent de les conserver plus longtemps que les délais indiqués, voire indéfiniment.

Concrètement, garder vos papiers permet de prouver deux choses⁽¹⁾ :

que vous avez respecté une obligation (paiement, déclaration, etc.)
ou que vous avez droit à quelque chose (remboursement, prestation, aide, etc.)

Même lorsque le délai légal est passé, certains documents peuvent encore servir de preuve, notamment en cas de litige. Il est donc préférable de les conserver plus longtemps que le minimum légal, voire indéfiniment pour les plus importants.

De ce fait, se débarrasser trop vite d’un document peut avoir des conséquences :

Vous perdez un recours : si le délai est passé, vous ne pourrez plus faire valoir votre droit (par exemple, demander un remboursement ou contester une facture).
Votre justificatif est refusé : vous ne pourrez pas prouver votre situation (ancienneté dans un logement, revenus, prestations perçues…).
En cas de litige, vous risquez de ne pas pouvoir vous défendre, faute de preuve. Vous pourrez voir votre demande annulée ou être sanctionné à tort.

Quelle est la durée légale de conservation des documents administratifs ?

La durée légale de conservation des papiers varie selon la nature du document, ainsi que selon ce qu’on appelle le droit de reprise ou le droit de prescription.

Qu’est-ce que le droit de reprise et le droit de prescription ?

Ces deux notions désignent les délais pendant lesquels une action peut être engagée :

Le droit de reprise est le temps pendant lequel l’administration (comme les impôts) peut revenir vers vous pour corriger une erreur, vous demander un paiement ou vérifier une information.
Par exemple : l’administration fiscale a en général 3 ans pour vous réclamer un impôt oublié ou mal calculé.

Le droit de prescription, c’est le temps pendant lequel vous ou quelqu’un d’autre pouvez faire une demande ou une réclamation liée à un document.
Par exemple : vous avez 2 ans pour réclamer un remboursement à votre mutuelle après une consultation médicale.

Ce sont donc les délais minimums pendant lesquels il est prudent de conserver vos documents. Ils vous protègent autant qu’ils protègent les autres (l’administration, une entreprise, etc.). Vous pouvez bien sûr garder certains papiers plus longtemps si vous le souhaitez.

La durée de conservation des documents administratifs

Ci-dessous, les principaux documents administratifs et leurs durées de conservation correspondantes⁽²⁾:

Type de documents		Durée de conservation
Documents bancaires
Contrats de crédits immobiliers, crédits à la consommation		2 ans à partir de la dernière échéance
Dossier concernant un compte (courant, PEL, Livret A, etc)		5 ans à partir de la clôture du compte
Relevé de compte, talon de chèque		5 ans à partir de l’opération
Ticket de paiement et de retrait par carte bancaire		Jusqu’à la réception du relevé de compte où figure l’opération
Documents d'assurance
Quittances, avis d’échéance, courrier de résiliation, preuve du règlement		2 ans à partir de la date du document
Contrats d’assurance		Toute la durée du contrat + 2 ans
Relevés d’informations automobile		Permanente
Assurance-vie		10 ans dès que l’on a connaissance du contrat en tant que bénéficiaire
Documents en lien avec les dommages corporels (certificat médical, certificat d’hospitalisation, constat d’accident si accident de voiture…)		10 ans
Documents d'imposition et taxes
Déclaration de revenus, avis d’imposition sur le revenu et les justificatifs utilisés		3 ans à partir de l’année qui suit l’année d’imposition
Avis d'impôts locaux (taxe d’habitation, foncière)		1 an, et 3 ans en cas de dégrèvement, d’exonération ou d’abattement
Documents en lien avec le travail, le chômage et la retraite
Bulletins de salaire, contrats de travail, certificats de travail, relevés d'indemnités journalière de maladie ou de maternité		Permanente, jusqu’à la liquidation de la retraite
Attestations France Travail		2 ans à partir de la date d’inscription comme demandeur d’emploi
Solde de tout compte de l’employeur		3 ans
Justificatifs de versement d’allocation chômage		3 ans
Notes de frais professionnels		3 ans
Bulletins de paiement de la pension de retraite et titres de pension		Permanente
Documents concernant le(s) logement(s)
Factures d’eau, de gaz, d’électricité		5 ans
Factures de téléphone et d’internet		1 an
Factures liées aux travaux		10 ans
Preuve de restitution du matériel (box internet)		2 ans à partir de la restitution
Certificat de ramonage		1 an
Attestation d’entretien annuel de chaudière		2 ans
Acte de vente ou titre de propriété		Permanente
Documents relatifs à la copropriété (preuve du paiement des charges, correspondances avec le syndic, PV d’AG)		5 ans
Contrats de locations, états des lieux et quittances de loyer		Toute la durée de la location + 3 ans
Justificatif de versement de l’aide personnalisée au logement (APL)		2 ans

Les documents personnels doivent être gardés à vie

Certains documents n’ont pas de durée légale de conservation mais doivent être conservés à vie. C’est notamment le cas de tous les papiers vous concernant, appelés documents de la vie courante, tels que⁽³⁾ :

les actes d’état civil (déclaration de naissance, reconnaissance d’un enfant, mariage, décès)
les jugements de divorce et d’adoption
le contrat de mariage
le livret de famille
les diplômes
les titres de propriété immobilière

Ces documents doivent vous suivre tout au long de votre vie car ils constituent à la fois une preuve de votre identité, de votre situation familiale ou patrimoniale.

À savoir

Lorsque l'original du document est sous format papier et vous a été transmis par courrier ou remis en main propre, il est conseillé de conserver quoi qu’il en soit cette version papier. Si vous numérisez ou photocopiez un document original papier, la version électronique ou photocopiée a valeur uniquement de copie⁽⁴⁾.

Comment savoir si un document doit être conservé plus longtemps ?

Il est possible, selon les situations de chacun, de voir le délai de conservation des documents administratifs rallongés, suspendus ou interrompus (par exemple, en cas de procédure judiciaire, de litige ou de contentieux).

Le site officiel d’information et de démarches administratives Service Public met à votre disposition un simulateur pour vérifier rapidement la durée de conservation d’un document.

Conseils pratiques pour l’archivage

Avec la dématérialisation d’un certain nombre de services, vos documents administratifs et personnels ne sont plus automatiquement disponibles sur papier. Comment bien organiser et classer ces documents, qu’ils soient en version papier ou numérique ?

Comment bien ranger vos papiers physiques ?

Classez vos documents personnels et administratifs par catégorie (banque, assurance, santé, logement…) et rangez-les dans des pochettes ou classeurs étiquetés. Vous pouvez les conserver ces archives dans des cartons spécifiques, idéalement étanches et protégés du feu et de l’humidité.

Conservez précieusement les documents légaux à vie (actes d’état civil, jugements, contrats de mariage, titres de propriété) dans un coffre sécurisé.

Archivage numérique : quelles solutions ?

Avec la numérisation et la dématérialisation des documents, de nombreux services (banques, assurances, administration) proposent des solutions de stockage électronique.

Vous pouvez par exemple choisir de conserver et de protéger l’ensemble de vos documents dans un coffre-fort numérique. Les accès sont sécurisés et seules les personnes disposant des codes d’accès sont autorisées à y accéder. Ces derniers doivent répondre à plusieurs normes et disposer d’agréments afin de garantir un haut niveau de sécurité. Une liste non exhaustive des principaux coffre-forts numériques est disponible sur FranceNum, le portail gouvernemental de la transformation numérique.

Vous pouvez également doubler le stockage, en mettant vos fichiers sur un disque dur externe personnel ou sur un cloud (par exemple : Google Drive, iCloud, DropBox, etc.).
Prévoyez un plan de sauvegarde annuel pour éviter la perte de données et pensez à détruire les anciennes copies obsolètes par destruction sécurisée.

Quelles sont les pratiques sécurisées pour la destruction de documents ?

Pour les documents format papier contenant des informations personnelles et sensibles (coordonnées bancaires, informations de santé, etc.), vous pouvez avoir recours à un broyeur à coupe croisée, respectant la norme DIN 66399⁽⁵⁾ ou ISO 21 964.

Si vous utilisez un disque dur externe et que vous souhaitez effacer vos documents, pensez à le réinitialiser avec un outil d’effacement sécurisé avant de le donner pour recyclage ou destruction. Les normes DIN 66399 et ISO 21 964 s’appliquent également.

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