Comment conduire un entretien préalable au licenciement ?

Tout salarié dont le licenciement est envisagé doit bénéficier obligatoirement d’un entretien préalable au licenciement. Un entretien imposé par le Code du travail qui obéit à des règles strictes, éventuellement complétées par des dispositions propres à votre convention collective.

À quoi sert l’entretien préalable au licenciement ?

L’entretien de licenciement est un échange entre le chef d’entreprise et le salarié. Il permet à ce dernier de s’expliquer et au chef d’entreprise d’expliciter le motif de sa décision quant à la séparation de son collaborateur.

L’article L.1232-2 du code du travail impose la conduite d’un entretien préalable au licenciement dès lors que vous souhaitez vous séparer d’un salarié, et cela quels que soient son ancienneté, le motif à l’origine de la procédure comme le licenciement économique, l’effectif de l’entreprise et la gravité de la faute. Une exception existe cependant : elle concerne les licenciements économiques collectifs dans les entreprises pourvues de représentants du personnel.

Les étapes à respecter pour mener à bien un entretien préalable au licenciement d’un collaborateur

Convoquer votre salarié à l’entretien pour un licenciement

L’étape incontournable consiste à présenter la convocation au moins 5 jours ouvrables avant l’entretien préalable. Celle-ci doit être communiquée par écrit :

Par le biais d’une lettre recommandée - idéalement avec accusé de réception - ;
Par remise en main propre contre décharge ;
Ou par tout autre moyen permettant d’établir la date de réception de la convocation (lettre Chronopost, exploit d’huissier ou lettre recommandée électronique).

Si le licenciement a un caractère disciplinaire, vous avez deux mois maximum après avoir eu connaissance des faits reprochés au salarié pour envoyer la convocation.

Conduire l’entretien préalable au licenciement

L’entretien individuel a pour objectif de favoriser le dialogue et éventuellement de chercher une solution alternative au licenciement.

Il consiste en un face-à-face et ne saurait être :

Informel ou remplacé par une simple conversation téléphonique ;
Organisé en commun avec des salariés touchés par une même procédure de licenciement.

En tant qu’employeur, vous avez la possibilité :

De vous faire représenter par une personne qui a le pouvoir de licencier, telle qu’un directeur du personnel. En revanche, vous ne pouvez pas donner mandat à une personne extérieure à l’entreprise, comme un avocat ;
De vous faire assister par une personne appartenant à l’entreprise - chef du personnel, chef de service…

L’entretien est le moment d’indiquer au salarié les motifs de la décision envisagée et de recueillir ses explications. Mais en aucun cas vous ne devez communiquer votre décision. Celle-ci devant être notifiée uniquement après un délai de réflexion d’au moins deux jours ouvrables après l’entretien - voire plus dans le cas d’un licenciement pour motif économique.

Au terme de l’entretien préalable au licenciement, vous pouvez décider, avec le salarié, de rédiger et signer un compte-rendu, qui résume les faits évoqués et les explications de chacun. Un tel document constitue une preuve recevable devant le conseil de prud’hommes.

Bon à savoir

Une convocation orale, même en présence de témoins, même attestée par constat d'huissier, n'est pas valable.

La convocation à un entretien préalable au licenciement : les mentions obligatoires

Il convient de mentionner dans ce courrier :

L’objet de l’entretien de licenciement : autrement dit, qu’une mesure de licenciement est envisagée à l’égard du salarié. Sachant que vous n’êtes pas tenu à ce stade de préciser les motifs de licenciement ;
La date, l’heure et le lieu de l’entretien - en principe sur le lieu de travail de votre salarié ou au siège social -. Un rendez-vous fixé en dehors des heures de travail devra être rémunéré comme du temps de travail effectif. Enfin, il est utile de savoir que vous avez le droit de convoquer un salarié même si celui-ci est en arrêt de travail ;
La possibilité pour le destinataire de se faire assister par une personne de son choix appartenant à l’entreprise, ou, en l’absence de représentants du personnel, par un conseiller extérieur inscrit sur une liste établie par la Direccte dans chaque département. Vous devez donc ajouter les adresses où votre salarié peut la consulter.

Vous avez la possibilité de télécharger ce modèle de lettre de convocation à l’entretien préalable au licenciement.

Est-il obligatoire d’assister à l’entretien préalable au licenciement ?

Dans l’hypothèse où votre collaborateur refuse la lettre de convocation à l’entretien de licenciement ou ne se présente pas le jour venu, vous n’êtes pas tenu de le convoquer à nouveau. La procédure de licenciement peut suivre son cours.

Conduire l’entretien préalable au licenciement

L’entretien individuel a pour objectif de favoriser le dialogue et éventuellement de chercher une solution alternative au licenciement.

Il consiste en un face-à-face et ne saurait être :

Informel ou remplacé par une simple conversation téléphonique ;
Organisé en commun avec des salariés touchés par une même procédure de licenciement.

En tant qu’employeur, vous avez la possibilité :

De vous faire représenter par une personne qui a le pouvoir de licencier, telle qu’un directeur du personnel. En revanche, vous ne pouvez pas donner mandat à une personne extérieure à l’entreprise, comme un avocat ;
De vous faire assister par une personne appartenant à l’entreprise - chef du personnel, chef de service…

Quelles suites après l’entretien préalable au licenciement ?

Quel est le délai de prise de décision après l’entretien ?

Le délai de réflexion de l’employeur est variable suivant le motif du licenciement. En cas de licenciement économique, l’employeur dispose de 7 jours ouvrables après l’entretien et de 2 jours ouvrables pour les autres cas, pour étudier les déclarations du salarié et l’avertir de sa décision par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre signature attestant de sa réception.

Les mentions légales de la lettre de licenciement

Motif du licenciement ;
Date de l’envoi ;
Signature de l’employeur ou de son représentant.

Les indemnités auxquelles a droit le collaborateur licencié

Suite à son licenciement, le salarié a droit à une indemnité de licenciement à laquelle s’additionnent des indemnités :

Indemnités légales obligatoires
- De préavis ;
- De congés payé ;
Indemnités légales contextuelles
- Pour compenser une éventuelle clause de non-concurrence ;
- Pour licenciement en l’absence de causes réelles et sérieuses ;
- Pour travail dissimulé (indemnité égale à 6 mois de salaire) ;
- Pour requalification d’un CDD en CDI.

Voir tous les sujets de la thématique

Gardez l’esprit serein avec l’option protection juridique pro MMA

Avec cette option (assurée et gérée par Covéa Protection Juridique), vous bénéficiez d’informations juridiques sur la règlementation française en vigueur. En cas de litige garanti, vous êtes accompagné par un juriste spécialisé en négociation pour trouver une solution amiable. Si celle-ci n'aboutit pas ou s’avère impossible, vous pouvez bénéficier d’un accompagnement dans la procédure judiciaire (prise en charge des frais de justice : honoraires d'avocat, expert, commissaire de justice) et explication des décisions.

Nos prises en charge sont faites en application des garanties/options souscrites et des conditions, limites et exclusions de garanties fixées aux conditions générales et aux conditions particulières du contrat d’assurance MMA PRO PME (CG 352), disponibles en agence ou sur mma.fr. Pour en savoir plus, contacter votre agent général MMA.

Devis protection juridique pro MMA Protection juridique pro MMA