Page mise à jour le 19/08/2025

Notes de frais : quelles sont vos obligations en tant qu’employeur ?

Indispensables au quotidien, les notes de frais doivent être gérées avec rigueur pour éviter les erreurs et les redressements. Quels types de dépenses sont concernés ? Quelles sont vos obligations en tant qu’employeur ? On fait le point pour vous aider à rester conforme et efficace.

Au sommaire de cet article

Qu’est-ce que les notes de frais ?
Les modalités de remboursement des frais professionnels
Le cadre légal des notes de frais
Le régime social et fiscal des notes de frais
Quel modèle adopter pour vos notes de frais ?

Qu’est-ce que les notes de frais ?

Les frais professionnels, ou notes de frais, sont les dépenses engagées par vos salariés dans le cadre de leur activité professionnelle. Elles vous sont présentées sous forme de justificatifs pour que vous procédiez au remboursement des employés. Il existe plusieurs types de notes de frais :

Les frais professionnels classiques : frais de déplacement, achat de fournitures, frais de restauration, frais de déménagement… ;
Les frais kilométriques : lorsque le salarié utilise sa voiture à des fins professionnelles.

Les notes de frais sont strictement encadrées par la loi. Les contrôles de l’URSSAF et de l’administration fiscale sont courants.

Les modalités de remboursement des frais professionnels

Indemnisation sous forme d’allocations forfaitaires

Cette forme forfaitaire est la plus employée pour les dépenses régulières comme les frais de restauration, les indemnités kilométriques, les frais de grands déplacements ou l’hébergement provisoire en cas de mobilité professionnelle. Elle se base sur des plafonds fixés par l’URSSAF. La somme versée au salarié correspond à un montant évalué dans le contrat de travail ou statué dans la convention collective par exemple.
Si vous optez uniquement pour ce mode de remboursement et que les notes de frais restent sous le plafond fixé par l’administration, les justificatifs ne sont pas obligatoires.

Indemnisation sur la base des dépenses réellement engagées

C’est le remboursement des sommes exactes dépensées par vos salariés, sur justificatif. Certaines dépenses ne peuvent être indemnisées qu’au réel :

Les frais supportés par le salarié en télétravail ;
Les frais de déménagement suite à une mobilité professionnelle ;
Les frais engagés par le salarié pour l’utilisation d’outils issus des nouvelles technologies et de la communication ;
Les frais des salariés détachés à l’étranger ;
Les frais des salariés envoyés de la métropole vers les DOM-TOM ou des DOM-TOM vers la métropole.

Bon à savoir

Si vous indemnisez certains salariés sous forme d’allocations forfaitaires et d’autres sur la base des dépenses réellement engagées, vous devez fournir des justificatifs.

Le cadre légal des notes de frais

Les notes de frais doivent correspondre à des frais engagés dans un cadre strictement professionnel. Pour être acceptées, elles doivent être accompagnées d’un justificatif, sous peine d’être requalifiées en avantage en nature : cela peut être une facture ou un ticket de caisse faisant mention de la TVA. Vous devez conserver les justificatifs de frais professionnels de vos salariés pendant 10 ans, en version papier ou numérique.

Le remboursement des frais professionnels est soumis à la prescription quinquennale : vous avez 5 ans pour rembourser vos salariés après réception de leur note de frais. En revanche, la loi ne précise pas de délai d’établissement des notes de frais. Libre à vous de le fixer et de le faire figurer sur le contrat de travail de vos employés.

Dans le cas de notes de frais de restauration, les justificatifs de dépenses doivent faire figurer le motif de l’invitation, le nom du restaurant et celui des convives pour être acceptés en tant que frais professionnels.

Encadrement des dépenses de logement

Dans le cadre d’une mission ou d’un déplacement professionnel, les dépenses de logement peuvent être remboursées si :

Le salarié est à plus de 50 km de son domicile ;
Et/ou le temps de trajet domicile-travail du salarié est supérieur à 1h30.

Par exemple, si l’un de vos salariés doit se rendre à Lyon une fois par mois pour un rendez-vous avec un client alors qu’il vit à Paris, les dépenses de logement seront prises en charge par l’entreprise sous forme de notes de frais.

Attention : la TVA n’est pas déductible des dépenses de logement.

Le régime social et fiscal des notes de frais

Sur le plan social

Les frais professionnels remboursés sur la base des frais réels ne sont pas soumis aux cotisations sociales et cette exonération est illimitée. Pour en profiter, assurez-vous d’être toujours en capacité de prouver que la dépense était nécessaire à l’exercice des fonctions de l’employé, et à conserver les justificatifs requis.

En revanche, l’indemnisation sous forme d’allocations forfaitaires peut être soumise aux cotisations sociales si elle dépasse le seuil fixé par l’administration. Dans ce cas, elle peut être considérée comme un avantage en nature. Il vous faudra alors prouver le caractère nécessaire et circonstanciel de la dépense par des justificatifs convaincants. Si vous n’y parvenez pas, l’allocation versée sera considérée comme un complément de salaire et réintégrée dans l’assiette des cotisations.

Sur le plan fiscal

Les frais professionnels remboursés aux salariés peuvent être déduits du résultat imposable de l’entreprise, ce qui permet de réduire le montant de l’impôt sur les sociétés. Cette déduction est possible à condition que :

Les dépenses soient justifiées et engagées dans un cadre strictement professionnel ;
Les remboursements respectent les plafonds fixés par l’administration fiscale, notamment en cas d’indemnisation forfaitaire ;
Les justificatifs soient conservés et disponibles en cas de contrôle.

Là encore, les remboursements au réel sont généralement intégralement déductibles, tandis que les forfaits ne le sont que dans la limite des barèmes. Au-delà, la part excédentaire est réintégrée dans le résultat imposable.

Quel modèle adopter pour vos notes de frais ?

La loi n’impose pas de modèle spécifique, mais il vous est recommandé d’en définir un afin d’uniformiser la démarche pour tous vos salariés. Les dépenses professionnelles peuvent être renseignées tous les mois ou de manière trimestrielle, selon la politique interne de votre entreprise. Les salariés rempliront leurs notes de frais sur un tableur, un formulaire manuel ou un logiciel dédié.

De nombreuses solutions existent pour faciliter la gestion des notes de frais : Expensia, N2F, Cleemy, Spendesk… Ces outils permettent de :

Scanner les justificatifs directement depuis un smartphone ;
Intégrer les dépenses dans la comptabilité ;
Suivre les remboursements en temps réel ;
Respecter les règles fiscales et sociales automatiquement.

Les risques en cas de mauvaise gestion des notes de frais

Une gestion approximative ou non conforme des notes de frais peut exposer l’entreprise à plusieurs types de risques :

Redressement URSSAF : si les remboursements sont requalifiés en avantages en nature faute de justificatifs ou de respect des plafonds ;
Sanctions fiscales : en cas de déduction abusive ou de justificatifs manquants lors d’un contrôle ;
Tensions internes : si les remboursements sont trop longs, mal expliqués ou perçus comme injustes par les salariés.

Une politique claire, des outils adaptés et une bonne traçabilité permettent d’éviter ces écueils.

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