Signature électronique : comment ça marche ?

Une étude de Yougov France déclare que 67% des décideurs français ont adopté la signature électronique⁽¹⁾ . Grâce à elle, vous pouvez signer électroniquement toutes vos déclarations administratives, mais aussi faire signer vos contrats commerciaux à vos clients ou vos contrats d’embauche à vos futurs employés ! À la clé, une réduction des coûts et un taux de conversion en hausse. Voyons pourquoi et comment utiliser la signature électronique.

La signature électronique, une signature à valeur légale

Pour certifier conformes vos devis, contrats ou documents administratifs, vous devez les signer. Vous avez donc pris l’habitude de les imprimer afin d’y apposer votre signature. Mais aujourd’hui, les documents numérisés prennent le pas sur les documents papier. L’essor de la dématérialisation a entraîné l’avènement de la signature électronique.

Strictement encadrée par la loi, elle a aujourd’hui la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Elle peut être apposée sur tous les types de fichiers informatiques, sans exception. Utile dans tous les domaines d’activité dès lors que la notion d’engagement des parties est nécessaire, la signature électronique est également indispensable pour répondre aux appels d’offres des marchés publics.

La signature électronique certifiée expliquée en quelques lignes

La signature électronique certifiée est validée par le prestataire de la solution de signature numérique. Le prestataire garantit l’identité des signataires, l’authenticité du document et le respect de la réglementation européenne sur la protection des données.

Par l’achat d’un certificat auprès des prestataires, vous vous assurez de la cryptographie de vos documents, garantissant ainsi la confidentialité de ces derniers au cours de leur transmission. Empêchant toute modification ou falsification du document lors de son envoi, la signature certifiée confère à celui-ci une valeur légale reconnue devant les tribunaux.

Différents éléments assurent sa fiabilité et sa validité juridique :

Le chiffrement évite toute falsification du document. Le destinataire tout comme l’expéditeur conservent une copie de l’envoi.
La clé de chiffrement de la signature numérique d’un envoi est unique. Toutes modifications produiront une nouvelle clé.

Comment la signature électronique certifiée peut-elle booster votre activité ?

Sécurisez vos démarches et transactions

Contrairement à une signature manuscrite qui peut être scannée puis apposée frauduleusement au bas d’un document, la signature électronique permet de prouver :

Votre identité et celles des signataires ;
Que vos documents sont authentiques et n’ont pas été modifiés après signature.

Toutes les étapes du processus sont tracées, permettant ainsi d’obtenir une signature électronique certifiée qui répond aux principes de fiabilité décrits par l’article 1367 du code civil.

Accélérez vos process de contractualisation

Vos documents sont validés plus rapidement :

Plus besoin d’imprimer le document pour apposer une signature manuscrite, ni de le photocopier ou le scanner pour en garder une trace et l’archiver ;
Vos clients peuvent signer aussitôt vos documents électroniquement et vous les envoyer par retour de mail.

De la création au suivi de dossier, tout peut être automatisé, même les notifications et relances !

Réduisez vos coûts

Avec la signature électronique certifiée, vous économisez sur plusieurs postes :

Une meilleure productivité : la plupart des étapes humaines sont supprimées, certains déplacements chez les clients peuvent être évités et les dossiers sont traités plus rapidement.
Une réduction des frais opérationnels : moins de papier, moins de consommables informatiques, moins d’affranchissement, de stockage physique et d’archivage… Des économies à tous les niveaux.

Augmentez votre taux de transformation

À l’ère de l’instantanéité et de la dématérialisation, plus vous simplifiez la vie de vos futurs clients, plus vous augmentez vos chances de conclure un accord avec eux. Du devis à la signature du contrat, le parcours est simplifié, les démarches limitées, et le taux d’abandon en cours de transaction sensiblement réduit.

Quelle solution de signature électronique choisir ?

Déterminez le niveau de sécurité nécessaire

Vous négociez des contrats commerciaux ou des contrats de travail où le risque d’usurpation d’identité est faible et sans grave conséquence pour votre activité :
- La signature électronique simple permet de valider l’identité du signataire de manière fiable. Elle garantit l’intégrité du document grâce à un fichier de preuves.
- La signature électronique avancée intègre un certificat digital à usage unique. Plus sécurisée, elle comprend une vérification plus poussée de l’identité du signataire pour réduire le risque d’usurpation d’identité, ainsi qu’un fichier de preuves.
Vous engagez des transactions réglementées ou au montant élevé, des crédits ou des contrats d’assurance-vie :
- Optez pour la signature électronique qualifiée. Son niveau de sécurité très élevé utilise un certificat de signature électronique qui requiert une vérification visuelle de l’identité du signataire, en face à face ou par visioconférence. Elle revêt la même valeur que la signature manuscrite.

Choisissez une solution de signature électronique locale ou dématérialisée

Signez vos documents électroniques
Il vous suffit d’obtenir un certificat de signature électronique certifié conforme, délivré par Certigreffe (Greffes des Tribunaux de Commerce) ou par un Prestataire de Service de Confiance Électronique. Le certificat vous est fourni sur une clé USB sécurisée ou dans un fichier spécifique, à utiliser lors de la création de vos documents.
- Tarifs : ils varient en fonction des prestataires, de 80 € à 300 € par an.
- Durée de validité du certificat de signature électronique : 1 ou 3 ans.
Signez et faites signer vos documents par vos clients et prestataires
Des sociétés françaises comme Docapost, Oodrive ou Yousign, ou américaines comme Adobe ou Docusign proposent des services de signature électronique en ligne ou des applications à installer sur votre système d’information (API).
Vous pouvez créer et signer électroniquement vos documents, les faire signer par vos clients et prestataires, et les archiver numériquement.
- Tarifs : les forfaits sont proposés à partir d’une trentaine d’euros par mois, selon le nombre de signatures mensuelles et les fonctionnalités proposées (personnalisation, procédure de validation spécifique, rappels automatiques…).

Les questions à se poser avant de choisir une solution de signature électronique

L’entreprise est-elle fiable ?
Sa solution est-elle conforme à la réglementation européenne eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services) ?
Est-elle compatible avec vos applications habituelles, à minima votre suite bureautique (Microsoft, OpenOffice…) et Adobe ?
Que comprennent les tarifs : nombre de signatures mensuelles, limites de poids de document et d’archivage, fonctionnalités disponibles ?
Pouvez-vous faire signer vos documents par plusieurs personnes ?
La solution nécessite-t-elle l’envoi d’un code par SMS pour identifier le signataire ? Si oui, quels sont les coûts d’envoi de SMS en France et à l’international ?
L’idéal, optez pour une offre d’essai gratuite avant de vous engager.

^{Sources :

(1) « 7 décideurs sur 10 afffirment avoir adopté une solution de signature électronique », Solutions numériques et cybersécurité – avril 2024

(2) « La signature électronique : un outil devenu incontournable » France Num – janvier 2025}

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